Directrices de gestión de almacenes
Contenidos
En los almacenes pequeños, e incluso en algunos medianos, no es raro que la gestión del inventario se lleve a cabo mediante hojas de cálculo de Excel (o software similar). Sin embargo, conocer el estado real de sus mercancías en tiempo real es decisivo para tomar decisiones informadas que redunden en beneficios para la empresa. Excel tiene sus limitaciones en este sentido y, a la larga, no invertir en un software especializado de control de inventarios puede pasar factura. Examinemos el porqué de esto.
En los últimos años, el auge del comercio electrónico ha aumentado la complejidad de las tareas de almacén. Hoy en día, hay una variedad cada vez mayor de SKU y menos existencias de cada una de ellas. Además, las cajas se han consolidado como la unidad de almacenamiento de mercancías más habitual.
En este contexto, la gestión del stock con papel y bolígrafo es impensable. Por eso, como primer paso hacia la digitalización, hay empresas más pequeñas que utilizan hojas de cálculo de Excel para hacer el inventario en sus instalaciones. Pero, ¿es este un buen método?
Microsoft Excel es un programa informático utilizado para analizar datos. La principal característica de esta app es su diseño en forma de hojas y tablas, donde los usuarios añaden valores que luego se introducen en fórmulas para hacer cálculos. Esta información también se puede representar gráficamente.
Sistema de gestión de almacenes excel gratuito
En este artículo, voy a explicar una sencilla plantilla de Excel para la planificación de la mano de obra del almacén. Utilizaré un ejemplo de almacén de un pequeño minorista. Por lo general, el cuello de botella en un almacén de venta al por menor es el proceso de recogida o embalaje. Por lo tanto, será mejor centrarse en los procesos de preparación de pedidos y embalaje en nuestro almacén para hacer la planificación de la capacidad del almacén. Al final del artículo, se proporciona un enlace para descargar la plantilla de Excel.
Supongamos que tenemos dos tipos diferentes de pedidos: Pedidos de un solo artículo y pedidos de varios artículos. Básicamente, los pedidos de un solo artículo son los pedidos que tienen un solo SKU mientras que los pedidos de varios artículos tienen múltiples cantidades del mismo SKU o múltiples SKUs. En nuestro almacén de ejemplo, tendremos el proceso de picking seguido del proceso de embalaje. Y las etiquetas de envío se imprimen durante el proceso de embalaje.
Los pedidos de un solo artículo se recogen en un lote de 50 pedidos a la vez en un carro de picking. El tamaño del lote puede variar de un almacén a otro. La idea principal del picking por lotes es reducir el número de ubicaciones de un viaje de picking. El software WMS de preparación de pedidos debe consolidar las mismas referencias en un lote para reducir el número de visitas a las ubicaciones.
Plantilla de Excel para la gestión de almacenes
No es aconsejable realizar un control de inventario de almacén con Excel porque normalmente hay que gestionar un gran número de movimientos de entrada y salida y ajustes de inventario de un gran número de productos, además, los movimientos de almacén suelen estar relacionados con otros procesos de la empresa de almacén.
Por ejemplo, los movimientos de salida suelen estar relacionados con los pedidos de venta, de esta forma se confirma si el pedido de venta se ha entregado completamente o se ha entregado parcialmente. Por otro lado, los documentos de entrada y salida (albaranes) se utilizan para automatizar los procesos de facturación.
Y un asunto aún más complejo es la valoración del inventario en términos monetarios, algo imprescindible para llevar una correcta contabilidad, ya que se pueden utilizar diferentes métodos de valoración como el coste estándar, el coste medio, el método fifo o lifo…
Si la empresa ya está en funcionamiento y no lleva un control de seguimiento del inventario en el almacén, un día sin actividad en su empresa, tendrá que contar el inventario existente y anotarlo como saldo inicial del inventario.
Plantilla de inventario de hardware en Excel
Cuando se tienen pocos recursos, las hojas de cálculo de Excel pueden ser una buena manera de empezar a hacer un seguimiento de la gestión del inventario. También es una herramienta muy accesible para ayudarle a ponerse en marcha con una forma fácil de gestionar el inventario de mantenimiento. Si quieres llevar tu sistema de gestión de inventario al siguiente nivel desde el papel o las notas adhesivas, entonces Excel es un buen paso siguiente.
La gestión de inventarios en Excel puede ayudarle a organizar y hacer un mejor seguimiento del inventario y de los artículos en stock, para que tenga una mejor idea de lo que tiene y de lo que necesita. Un sistema de gestión de inventarios basado en Excel puede permitirle clasificar, etiquetar y marcar mejor los artículos del inventario para que su equipo los conozca mejor. Esto también le ayudará a presupuestar las necesidades de inventario.
Microsoft Excel es una increíble solución general de hoja de cálculo que puede utilizarse para muchas tareas empresariales. Esto incluye el seguimiento básico del inventario de piezas de repuesto. Aunque nunca sustituye a una verdadera solución de inventario dedicada, puede cubrir los aspectos básicos y utilizarla como solución intermedia hasta que aumenten sus necesidades.
