Diario de caja chica
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Las empresas necesitan saber a qué se destina el dinero en el momento en que se gasta, y no cuando llegan los estados financieros y los extractos de las tarjetas de crédito. Las transacciones de caja chica se registran junto con otras cuentas de gastos en tiempo real.
Los gastos de las empresas pueden ser difíciles de gestionar. La mayoría depende de las tarjetas de crédito de la empresa y de los pagos de facturas, ninguno de los cuales es adecuado para comprar un poco de material de oficina o aperitivos para el equipo. Así que muchos confían en un pequeño fondo de caja chica para pagar los gastos ad hoc.Pero la caja chica no es un sistema bueno ni recomendable. La mayoría de las empresas lo ven como la opción más fácil cuando se trata de una pequeña cantidad de dinero, pero eso suele ser porque sus otros métodos de pago no están realmente diseñados para las empresas modernas.
La caja chica es otro gasto empresarial, como cualquier otro. En la mayoría de los países, las empresas pueden solicitar desgravaciones fiscales por sus gastos. Pero para ello, tienen que ser capaces de demostrar a dónde ha ido a parar el dinero y, a menudo, proporcionar recibos.Así que sí, la caja chica es importante para los impuestos de la empresa, y su capacidad para hacer un seguimiento de las pequeñas cantidades de dinero en efectivo y proporcionar recibos puede ayudar a reducir la factura fiscal de la empresa cada año. Y lo que es más importante, los pagos de gastos misteriosos son un verdadero problema en una auditoría.
Problemas de caja chica y soluciones
¿Qué es un sistema de caja chica? Un sistema de caja chica es un conjunto de políticas, procedimientos, controles y formularios que una empresa utiliza para dispensar dinero en efectivo para diversas necesidades diversas, como suministros y servicios de oficina. El proceso básico de creación de un sistema de caja chica es:
El sistema de caja chica debe incorporar un número suficiente de controles para mitigar los riesgos de que la caja chica sea robada, o que se conceda para solicitudes de reembolso indebidas, o que los gastos de la caja chica se registren incorrectamente. Debe revisar periódicamente los problemas de control que hayan surgido, para ver si el sistema de controles debe ajustarse para reducir el riesgo de pérdidas.La diferencia entre un sistema de caja chica y las tarjetas de adquisiciónEl sistema de caja chica ha sido sustituido en muchas empresas por las tarjetas de adquisición, que son tarjetas de crédito controladas por la empresa. Las tarjetas de compra tienen la ventaja singular de eliminar el dinero en efectivo fácilmente accesible de las instalaciones de la empresa. Otra alternativa es que los empleados compren artículos con sus propios fondos y luego los reembolsen con informes de gastos. Si se utiliza esta última opción, hay que animar a los empleados a presentar informes de gastos con frecuencia, para que no estén financiando los gastos de la empresa durante mucho tiempo. Esto también significa que los informes de gastos presentados deben procesarse lo más rápidamente posible.
Operaciones de caja menor
Para utilizar la función de pedido de efectivo entrante, cree un modelo de diario general con el tipo de pago de pedido de efectivo. Puede haber varias cuentas de caja en la empresa, y varios puntos de caja (por ejemplo, cajeros) para cada cuenta de caja. Para cada cuenta de caja, debe crear una cuenta de caja con la función de tarjeta de cuenta de caja.
Para cada caja, cree un lote de Diario General. El valor del campo Tipo de cuenta de saldo de la línea de lote debe elegirse como Cuenta bancaria, y la cuenta de efectivo apropiada debe introducirse en el campo Número de cuenta de saldo.
Introduzca el campo Tipo de documento en los diarios generales. Las opciones son:Si el valor del campo Tipo de cuenta es Cliente o Proveedor, el campo Tipo de documento no es editable, y se rellena automáticamente en función del valor del campo Tipo de cuenta y del signo del importe en el campo Ingresos.
En algunos casos, la contabilización financiera de los pagos es diferente en relación con la fecha de pago, dependiendo de si es anterior o posterior a la contabilización financiera de la factura correspondiente. Este campo debe seleccionarse en caso de pago anticipado.
Caja chica flotante
Las siguientes son directrices que deberían utilizarse para identificar buenos procedimientos de control interno para sus procedimientos de manejo de efectivo. Deben utilizarse junto con las autoevaluaciones para ayudarle a preparar buenos controles.
Deben prepararse procedimientos escritos para recibir, registrar, conciliar, salvaguardar y depositar el efectivo, y proporcionárselos a los empleados con responsabilidades en el manejo de efectivo. Asimismo, las responsabilidades de manejo de efectivo deben estar documentadas en las descripciones de los puestos de trabajo de los empleados.
Todo el efectivo debe ser registrado inmediatamente después de su recepción. Los registros pueden realizarse en una caja registradora, en un terminal de entrada de datos del sistema informático, mediante formularios de recibos prenumerados o en un registro manuscrito. Cada recibo de caja individual debe ser identificado y controlado por un número de transacción único y secuencial, como el número de anillo de la caja registradora o el número de recibo de caja. Los registros de recibos de caja deben proporcionar lo siguiente:
Todos los reembolsos y las transacciones de efectivo anuladas deben estar respaldados por documentación que indique el motivo del reembolso o la anulación. La documentación también debe incluir la firma o las iniciales de la persona que registra el reembolso o la anulación y la firma o las iniciales de un supervisor responsable de revisar los reembolsos y las anulaciones. Los reembolsos también deben estar respaldados por el nombre y la firma de la persona que los recibe.
