Por qué es importante el control de las compras en la producción de alimentos
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Lograr el control de las compras es un reto para las organizaciones, grandes o pequeñas, sin la visibilidad o la tecnología adecuadas para guiar e informar sobre el comportamiento del gasto. Al apuntalar los procesos con controles de compras internos y coherentes, puede reforzar su estrategia y proteger su organización mediante prácticas de autorización exhaustivas.
Los controles internos de compras facilitan la consecución de los objetivos financieros y de compras, como el cumplimiento de la política de gastos, la precisión de los informes y la mitigación de riesgos. No establecer controles internos sólidos puede exponer a su empresa a riesgos financieros y problemas de auditoría.
Los controles internos son procesos puestos en marcha por la dirección para ayudar a una organización a funcionar de forma eficiente para lograr sus objetivos. Son los mecanismos, las normas y los procedimientos que garantizan la integridad de la información financiera y contable, promueven la rendición de cuentas y previenen el fraude [1].
Los controles preventivos son el medio más sólido y proactivo de disuadir los errores y el fraude, y es muy recomendable dar prioridad a estas actividades para promover la gobernanza empresarial. Estos controles reducen la necesidad de acciones reactivas o correctivas a posteriori. Los controles preventivos automatizados agilizan aún más los procesos y el cumplimiento de las normas y requieren menos intervención humana.
Ejemplo de especificación de compra
En esta guía encontrará todo lo que necesita saber sobre el análisis de los gastos y el análisis de los gastos de aprovisionamiento, incluidos los aspectos básicos y algunos temas de actualidad, con multitud de ejemplos, infografías y mejores prácticas.
Para su información: el análisis de los gastos y el análisis de los gastos se utilizan a veces indistintamente, pero no son lo mismo. Sin el análisis de los gastos, no tendrá la información pertinente que necesita para realizar el análisis de los gastos.
El análisis de los gastos es el arte que hay detrás de la gestión de los datos de los gastos. Comienza con la recopilación y limpieza de los datos. A continuación, hay que clasificar y consolidar los datos, de modo que se agrupen y se nombren de forma comprensible. Después, los datos pueden fusionarse con datos externos y estar listos para la fase de análisis.
Con el análisis de los gastos, se examina una parte específica de los datos de los gastos para identificar y extraer información valiosa que proporcione información estratégica. Es uno de los métodos clave que utilizan las organizaciones de compras para identificar proactivamente las oportunidades de ahorro, gestionar los riesgos y optimizar el poder adquisitivo de su organización.
Ponga un ejemplo de un escenario en un servicio de restauración en el que se apliquen los controles de compra.
“Menos del 10% de las empresas han desplegado soluciones de compras basadas en tecnologías clave como el Internet de las cosas, el Big Data y la tecnología blockchain. Esa misma investigación también muestra que más del 60% de las empresas no utilizan ninguna herramienta o dependen de sistemas basados principalmente en Microsoft Office para manejar su flujo de trabajo y la gestión de las relaciones con los proveedores (SRM).” – PLANERGY
El objetivo principal de su nueva herramienta debe ser facilitarle la vida. El proceso de compra implica muchas partes móviles: órdenes de compra, detalles de los proveedores, gestión del presupuesto y las propias compras.
Tómese un momento para pensar en qué categoría entra su empresa. ¿Es usted una empresa grande que necesita comprar muchas existencias, con un equipo o una persona que no hace básicamente nada más? ¿O tiene problemas inusuales y muy complejos de adquisición?
Aparte de realizar los pagos en sí, la parte más esencial de la gestión de compras es la elaboración de informes. Es necesario saber siempre cuánto se gasta y con qué proveedores, y poder optimizar los costes siempre que sea posible.
Compra, recepción, almacenamiento y expedición
Un KPI o métrica de aprovisionamiento es un valor medible que hace un seguimiento de todos los aspectos relevantes de la obtención o compra de bienes y servicios. Estos KPI permiten al departamento de compras controlar y optimizar la cantidad, la calidad, los costes, los plazos y el abastecimiento de los procesos de compra.
Independientemente de si es un profesional o un gestor de compras, estas métricas le ayudarán a supervisar, evaluar y crear un cuadro de mando de compras completo que mejorará su proceso de análisis de datos en línea y le permitirá mejorar el rendimiento del departamento. Al tomar el control de sus datos de aprovisionamiento, se beneficiará en todos los aspectos; desde la automatización de sus informes de aprovisionamiento hasta la creación de impresionantes imágenes interactivas, estas métricas le ayudarán a identificar los cuellos de botella y a aumentar su productividad.
Uno de nuestros ejemplos de métricas de cumplimiento representa el conjunto de acuerdos básicos que una empresa y un proveedor establecen. Da lugar a diversos requisitos, como el tiempo máximo de reacción en caso de cualquier problema, el plazo de entrega, las ofertas de descuentos especiales, etc. Es un componente clave para proporcionar orientación y conocimientos sobre los procesos, y participa en el ahorro de costes mediante una mejor negociación con los proveedores. Aparte de nuestro ejemplo de KPI de compras, la tasa de cumplimiento es del 68% en general, y se desglosa por tipo de proveedores: la tasa de cumplimiento más alta es la de los proveedores de software, con un 75%, mientras que la más baja es la de los servicios digitales, con un 9% de cumplimiento. También se hace un seguimiento de la evolución general a lo largo de cinco años, con un objetivo preestablecido del 60% que se alcanza en 2016 y 2017.
