Proceso de seguimiento del proyecto
Contenidos
Los procesos de seguimiento y control hacen un seguimiento continuo, revisan, ajustan e informan sobre el rendimiento del proyecto. Es importante averiguar cómo está funcionando un proyecto y si está a tiempo, así como aplicar los cambios aprobados. Así se garantiza que el proyecto se mantenga en el camino, dentro del presupuesto y a tiempo.
Según la Guía del PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), el control del proyecto es una “función de gestión del proyecto que consiste en comparar el rendimiento real con el rendimiento planificado y tomar las medidas correctivas adecuadas (o dirigir a otros para que tomen estas medidas) que produzcan el resultado deseado en el proyecto cuando existan diferencias significativas”.
Esencialmente, los controles del proyecto son una serie de herramientas que ayudan a mantener un proyecto dentro del plazo previsto. Combinados con las habilidades de las personas y la experiencia en proyectos, proporcionan información que permite tomar decisiones precisas. El proceso de control de proyectos se centra principalmente en:
El seguimiento y el control hacen que los proyectos sigan su curso. Los controles adecuados pueden desempeñar un papel importante en la finalización de los proyectos a tiempo. Los datos recogidos también permiten a los gestores de proyectos tomar decisiones con conocimiento de causa. Pueden aprovechar las oportunidades, hacer cambios y evitar problemas de gestión de crisis.
Ciclo de vida del proyecto
El seguimiento y el control proporcionan a los gestores de proyectos informes de estado en tiempo real que informan de las decisiones y mantienen la comunicación entre las partes interesadas. Los gestores de proyectos utilizan los datos de la supervisión para determinar si el trabajo se ajusta a la tarea, al presupuesto y a los plazos.
La supervisión y el control del proyecto le ayudan a medir el rendimiento del mismo. Utiliza el proceso para examinar el plan del proyecto, revisar el estado del mismo, identificar posibles problemas e implementar cambios cuando sea necesario. Esta fase coincide con la fase de ejecución del ciclo de vida del proyecto.
Puede utilizar esta fase para mantener un proyecto dentro del calendario y del presupuesto, al tiempo que gestiona el riesgo y evita la desviación del alcance. Al final de la fase de seguimiento y control, el cliente acepta los resultados del proyecto.
El objetivo principal del seguimiento y el control en la gestión de proyectos es identificar los problemas antes de que se produzcan y realizar ajustes. Estos cambios pueden requerir la reevaluación y actualización del plan del proyecto.
Alan Zucker, fundador de Project Management Essentials, LLC, que cuenta con más de 25 años de experiencia en dirección y gestión de proyectos en empresas de la lista Fortune 100, identifica el propósito del seguimiento y el control: “Los gestores de proyectos hacen un seguimiento periódico del rendimiento centrándose en el coste, el calendario y el alcance. Si el proyecto se desvía, el director del proyecto toma medidas correctivas”.
Gestión de riesgos del proyecto
Si los datos muestran alguna vez que el proyecto se está desviando del plan, actuar rápidamente suele ser la mejor medicina. Por suerte, los fundamentos de la gestión de proyectos ofrecen mucha ayuda a los gestores de proyectos para supervisar y controlar sus proyectos.
Para asegurarse de no matar a su paciente, el cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos (Guía PMBOK) contiene cinco fases de proyecto, denominadas grupos de procesos, uno de los cuales se llama Seguimiento y Control. Este grupo de procesos está formado por los procesos necesarios para seguir, revisar y (si es necesario) corregir el progreso y el rendimiento del proyecto. También identifica las áreas que requieren cambios en el plan de gestión del proyecto y pone en marcha los cambios necesarios.
La mayor parte del tiempo de un gestor de proyectos en la fase de seguimiento del proyecto se dedicará a un proceso denominado Análisis del Valor Ganado. En este sistema, el director del proyecto calcula el estado del proyecto desde dos perspectivas: El calendario y el coste. Puede realizarse en cualquier momento y puede proporcionar una excelente advertencia anticipada de que el proyecto se está desviando.
Ejecución de la gestión del proyecto
El seguimiento y el control del proyecto son, en cierto modo, simplemente las caras opuestas de la selección y la planificación del proyecto. Las bases de la selección, descritas en el capítulo 1, dictan qué hay que supervisar y los detalles de la planificación identifican los elementos que hay que controlar. El PMBOK aborda estos temas en el capítulo 3 sobre procesos, pero cubre más explícitamente el tema del control en el capítulo 8 sobre calidad. El seguimiento es la recopilación, el registro y la comunicación de la información del proyecto que es importante para el gestor del proyecto y otras partes interesadas. El control utiliza los datos y la información supervisados para que el rendimiento real coincida con el plan. Es evidente que la necesidad de ejercer un control adecuado obliga a supervisar las actividades y elementos propios del proyecto. A menudo, la distinción entre seguimiento y control es borrosa, y su interacción suele hacernos pensar que estamos trabajando en una única tarea, pero son bastante distintas.
Aunque los datos recogidos en el seguimiento suelen servir para muchos objetivos -auditar, mantener informada a la dirección, aprender de los errores-, todos ellos son secundarios en comparación con el propósito del control. La finalidad del control es garantizar que todas las partes interesadas dispongan, cuando sea necesario, de la información necesaria para ejercer…
