Procesos de seguimiento y control

Procesos de seguimiento y control

Seguimiento y control de la gestión del proyecto

El grupo de procesos de seguimiento y control consiste en los procesos necesarios para seguir, revisar y orquestar el progreso y el rendimiento del proyecto; identificar cualquier área en la que se requieran cambios en el plan; e iniciar los cambios correspondientes. La principal ventaja de este grupo de procesos es que el rendimiento del proyecto se mide y analiza a intervalos regulares, eventos apropiados o condiciones de excepción para identificar las desviaciones del plan de gestión del proyecto. El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control también implica:

Pasos de la gestión de proyectos

Ha elaborado un plan de proyecto perfecto y está en camino de ejecutarlo a la perfección con su equipo. Sin embargo, la pregunta sigue siendo. ¿Cómo sabe que su proyecto cumple los parámetros de coste, tiempo y calidad especificados?

El seguimiento y control del proyecto es una fase importante de la gestión de proyectos que le permite vigilar todo lo relacionado con su proyecto y rectificar cualquier desviación del plan antes de que se convierta en un gran problema.

Cualquier gestor de proyectos con experiencia le dirá que cumplir los plazos no es la única consideración cuando se trata de la gestión de proyectos. La forma de cumplir los objetivos dentro de los plazos es igualmente importante. El seguimiento y el control son sencillamente la herramienta más eficaz para medir el rendimiento real y tomar decisiones informadas para garantizar los estándares de calidad.

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Con información actualizada, los gestores pueden tomar medidas decisivas y correctivas para evitar cualquier crisis y estar al tanto de cualquier oportunidad potencial que pueda surgir durante el proceso de trabajo. Esto sucede mediante la actualización del estado y la supervisión de las actividades del proyecto, que permiten a los gestores de proyectos alcanzar un equilibrio entre tiempo, coste, calidad y presupuesto.

Controlar frente a vigilar

Hoy en día, es una tarea difícil supervisar y controlar el proyecto de forma eficaz. Estoy seguro de que cada uno de nosotros adopta muchas metodologías para mantener el control del proyecto. Pero aparte de este control, casi el 70% de los proyectos fracasan estrepitosamente. Y si el proyecto se lleva a cabo con éxito, o bien se ha gastado más dinero para terminarlo (es decir, se ha presupuestado en exceso) o se ha tardado más tiempo en terminarlo (es decir, se ha retrasado). Ambas situaciones son malas para un gestor de proyectos. Entonces, la cuestión es ¿qué debe hacer el director de proyecto para salvar esta mala situación en el proyecto? No es fácil controlar el precio, la programación y el alcance del proyecto. Estas tres limitaciones del proyecto siempre crearán un problema para el mismo. Esté atento. Si eres bueno en el mantenimiento de estas tres líneas de base (líneas de base del alcance, líneas de base del calendario y líneas de base del rendimiento de los costes), lo estás haciendo muy bien.

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Entonces, ¿cómo mantener estas líneas de base? ¿Cómo controlar el proyecto de forma eficaz, para poder terminar el proyecto dentro de las líneas de base? La Guía PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) recomienda algunos procesos estándar para controlar y supervisar el proyecto con éxito. Permítame explicarle brevemente los pasos del seguimiento y control del proyecto.

Actividades de seguimiento

El seguimiento y control del trabajo del proyecto implica el seguimiento del rendimiento real del proyecto con las actividades de gestión del proyecto planificadas. Puede considerarse principalmente una función de control que tiene lugar en todas las fases de un proyecto, es decir, desde el inicio hasta el cierre. En el caso de los proyectos pequeños, el seguimiento y el control del trabajo del proyecto es comparativamente una tarea fácil. Sin embargo, como usted sabe, la gestión de proyectos es más estricta en el caso de los proyectos grandes, en los que el director del proyecto requiere un esfuerzo formal para supervisar y controlar el desarrollo de los procesos. En los proyectos de gran envergadura, el gestor no participará personalmente en la realización del trabajo del proyecto.

Tenga en cuenta los términos confusos. En el examen, Seguimiento y control del trabajo del proyecto puede referirse sólo al proceso de integración y NO a todo el grupo de procesos de seguimiento y control.

Este proceso de seguimiento y control del trabajo del proyecto es extremadamente importante ya que puede ocurrir que usted sea capaz de completar el proyecto a tiempo, sin embargo, no ha sido capaz de cumplir con los niveles de calidad deseados. Del mismo modo, su proyecto ha aumentado su alcance, sin embargo, ha superado los límites de tiempo y coste. El gestor de proyectos debe equilibrar los requisitos de las diferentes áreas de conocimiento para controlar el proyecto a través de la supervisión y el control del trabajo del proyecto. Los gestores de proyectos crean medidas de rendimiento o utilizan las medidas de rendimiento organizativo existentes para identificar el rendimiento del proyecto a intervalos regulares durante el transcurso del mismo. La supervisión y el control del trabajo del proyecto implican el seguimiento de cualquier otra medida de rendimiento que el director del proyecto haya creado o utilizado para este proyecto.

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Marcos Márquez Comejo

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