Diagrama de flujo del proceso de control de documentos
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Cuando doy clases, a menudo surgen preguntas sobre las diferencias y similitudes entre la gestión de documentos y la gestión de registros. ¿Hay alguna diferencia? ¿Realmente importa? ¿Cuál es la mejor? Las respuestas son, respectivamente, sí, sí y depende. Veamos cada una de ellas.
La gestión de documentos se utiliza para seguir y gestionar los documentos que están en proceso. Más concretamente, se utiliza para gestionar el proceso global de creación de documentos, desde su inicio hasta su finalización. Formaliza el proceso de creación de documentos para garantizar la transparencia y la responsabilidad en cada paso del proceso. También sirve para hacer el proceso más eficiente al automatizar tareas clave como el montaje, la aprobación y los pasos de garantía de calidad.
Algunos documentos deben gestionarse de manera más formal porque sirven como prueba de una transacción o decisión que impone una obligación a la organización. A estos objetos de información los llamamos registros y los almacenamos de forma que se salvaguarde ese peso probatorio. Un registro concreto puede estar compuesto por múltiples elementos: por ejemplo, una reclamación de seguro que incluye el formulario de reclamación, declaraciones de testigos o autoridades, fotografías, etc.
Ejemplo de sistema de control de documentos
La información empresarial, antes totalmente en papel, se distribuye ahora en millones de registros digitales y correos electrónicos que conforman los datos de una organización. Las empresas invierten una enorme cantidad de tiempo y dinero en la gestión de bases de datos empresariales y otros registros corporativos para poder controlar sus actividades, mejorar sus operaciones y demostrar que cumplen la ley. Pero, ¿qué ocurre cuando los documentos se archivan mal, las bases de datos se dañan o, lo que es peor, se borran? Es hora de prepararse para el peor de los casos.
O imagine que la autoridad fiscal le pide documentos para justificar reclamaciones de hace seis años, pero su organización sólo puede recuperar los registros de transacciones pertinentes de los últimos dos años. Los anteriores se han borrado en un ejercicio de migración.
Por último, imagine que se produce un incendio en la oficina de gestión de la propiedad de su organización y que los archivos de adquisición de la propiedad han quedado irremediablemente dañados por el fuego y el sistema de rociadores. ¿Existen copias de seguridad de los títulos de propiedad u otros registros de adquisición?
Sistema de control de documentos
La gestión de documentos, también conocida como gestión de registros e información, es una función organizativa dedicada a la gestión de la información en una organización a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su creación o recepción hasta su eventual eliminación. La norma ISO 15489-1: 2001 (“ISO 15489-1:2001”) define la gestión de documentos de archivo como “[el] campo de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos de archivo, incluyendo los procesos para capturar y mantener la evidencia y la información sobre las actividades y transacciones empresariales en forma de documentos de archivo”[2].
Los documentos de archivo de una organización conservan aspectos de la memoria institucional. A la hora de determinar el tiempo de conservación de los documentos, es importante su capacidad de reutilización. Muchos se conservan como prueba de actividades, transacciones y decisiones. Otros documentan lo que ha ocurrido y por qué[3] El objetivo de la gestión de documentos de archivo forma parte de la función más amplia de gobierno, gestión de riesgos y cumplimiento de la normativa de una organización, y se ocupa principalmente de la gestión de las pruebas de las actividades de una organización, así como de la reducción o mitigación de los riesgos asociados a ella[4] Las investigaciones recientes muestran los vínculos entre la gestión de documentos de archivo y la responsabilidad en el gobierno[5].
Software de control de documentos
Julian Binder es verificador de hechos, investigador e historiador. Ha recibido el Premio del Libro de Estudios Norteamericanos (2016, 2017), y tiene experiencia previa como asistente de investigación. También han trabajado como escritores y editores para varias empresas, y han publicado trabajos de estudios culturales en una revista académica.
La gestión de documentos es el proceso de manejo de documentos de tal manera que la información puede ser creada, compartida, organizada y almacenada de manera eficiente y adecuada. Por ello, aprender a crear un sistema de gestión de documentos es fundamental para las empresas.
Muchas empresas manejan información de alto riesgo que debe mantenerse segura y privada, o a la que se debe acceder rápidamente. En estos casos, un sistema de gestión de documentos que funcione bien es esencial. Pero incluso si su negocio es de naturaleza más informal, sigue siendo importante mantener registros adecuados para la contabilidad y en aras de la eficiencia.
Hoy en día, la mayoría de las empresas trabajan cómodamente con documentos digitales y utilizan programas con funciones de almacenamiento y gestión. No faltan programas de gestión de documentos generales y específicos del sector, ni aplicaciones diseñadas específicamente para mejorar la gestión de los archivos electrónicos de su empresa. Por ejemplo, es posible que los hoteles sigan teniendo un registro tipo libro en el momento del check-in y que sigan pidiendo una firma en una ficha de tarjeta de crédito en papel, pero entre bastidores, los hoteles están utilizando OPERA para gestionar las habitaciones, mantener las notas y gestionar las facturas. Las opciones de pago como Square y Venmo se utilizan cada vez más en el sector minorista y de servicios, eliminando también la necesidad de la contabilidad en papel.
